Granskning av Utrikesdepartementets hantering av allmänna handlingar

utskottsdokument 2017/18:dnr713

KARIN ENSTRÖM (M)

KARIN ENSTRÖM
Riksdagsledamot (M)
2017-12-04
Dnr 713-2017/18

Granskning av Utrikesdepartementets hantering av allmänna handlingar

I media går att läsa att regeringen har gömt undan nästan 900 sidor information om sin kampanj för en plats i FN:s säkerhetsråd från allmänheten i över ett år (900 dokument om FNkampanj doldes, Dagens Nyheter, den 4 december år 2017). Genom att använda ett parallellt datasystem för att skicka dokument har Utrikesdepartementet (UD) och Sveriges representation i New York undanhållit informationen från allmänheten. Efter att arbetsgruppen avslutades år 2016 arkiverades inte dokumenten och när frågor har ställts från media angående hanteringen så har svaren varit missvisande.

Så sent som våren år 2017 riktade konstitutionsutskottet (KU) kritiska påpekanden mot regeringen med anledning av kampanjen till FN:s säkerhetsråd (2016/17:KU20). Mindre än ett år efter att KU har granskat och riktat kritiska påpekanden med anledning av säkerhetsrådskampanjen har utskottet inlett en granskning av UD:s sekretessmarkeringar. I granskningen har det uppmärksammats att det hos UD har arkiverats ett stort antal promemorior rubricerade "Förkommen handling" eller dylikt. Det rör sig om drygt 300 försvunna handlingar vilka har registrerats som inkomna till UD under perioden december år 2008 - november år 2015. Av 647 ärenden som har registrerats som avslutade i mars år 2016 i den aktuella ärendekategorin har drygt 300 ärenden avslutats med en anteckning om förkommen handling.

I Dagens Nyheters granskning framkommer nu att en gemensam så kallad arbetsyta i programmet Sharepoint skapades på Regeringskansliets intranät i samband med att säkerhetsrådskampanjen inleddes. Till arbetsgruppen kopplades personal från Sveriges representation i New York. Ambassader utomlands är självständiga myndigheter och handlingar som skickas mellan myndigheter ska normalt registreras. Dagens Nyheter rapporterar att arbetsgruppen har möjliggjort för handlingar som annars hade behövt registreras, att hanteras som arbetsmaterial. På så sätt har information kunnat utbytas utan att behöva registreras i den offentliga postlistan vilken granskas regelbundet av journalister. I april år 2016 begärde Dagens Nyheter ut mejlloggar för elva personer som ingick i kampanj staben. Idag den 4 december år 2017 har UD fortfarande inte lämnat ut hela materialet.

Dagens Nyheter rapporterar vidare att när tidningen ställde frågor om arbetsytan gav rättsavdelningen vid UD svar som gav sken av att vissa av handlingarna var registrerade då frågan ställdes (oktober år 2017). 1 själva verket registrerades handlingarna under den efterföljande månaden fram till att svaret gavs (den 17 november år 2017). Istället för att handlingarna registrerades då arbetsgruppens arbete avslutades, den 31 oktober år 2016, skedde det alltså mer än ett år senare. I den offentliga listan över handlingar beskrivs den som "Arbetsgrupp för säkerhetsrådskandidaturen" och bakom gömmer sig nästan 900 sidor med information om kampanjen enligt Dagens Nyheter.

Dagens Nyheters rapportering och vad som hittills har framkommit i KU:s granskning rörande försvunna handlingar ger sammantaget en bild av att UD inte hanterar allmänna handlingar på ett vederhäftigt sätt.

Till främjande av ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning ska varje svensk och utländsk medborgare enligt 2 kap. 1 § och 14 kap. 5 § tryckfrihetsförordningen (TF) ha rätt att ta del av allmänna handlingar. Enligt 2 kap. 12 § TF ska en allmän handling som får lämnas ut på begäran genast eller så snart det är möjligt på stället utan avgift tillhandahållas den som önskar ta del av handlingen. Om en handling inte kan tillhandahållas utan att en sådan del av handlingen som inte får lämnas ut röjs, ska den i övriga delar göras tillgänglig för sökanden i en avskrift eller kopia.

Utgångspunkten är alltså att handlingar ska lämnas ut i direkt anslutning till begäran, dvs. i princip omgående (Bohlin, Offentlighetsprincipen, 8 uppl., 2010, s. 131 Q.

I ett flertal beslut har Justitieombudsmannen (JO) uttalat att besked i en utlämnandefråga normalt bör lämnas redan samma dag som begäran har gjorts. Någon eller några dagars fördröjning kan dock godtas om en sådan fördröjning är nödvändig för att myndigheten ska kunna ta ställning till om den efterfrågade handlingen är allmän och offentlig. JO kritiserade i ett beslut (dnr 4506-2102) Regeringskansliet för att en allmän handling lämnades ut först efter tre dagar trots att den borde ha kunnat lämnas ut omgående.

Vid en granskning (dnr 639-2012, 2463-2012 och 2732-2012) som JO genomförde med anledning av ett antal anmälningar från journalister konstaterade JO att det i Regeringskansliet funnits brister i organisation, ansvarsförhållanden och rutiner som bidragit till att tryckfrihetsförordningens krav på att allmänna handlingar ska utlämnas skyndsamt åsidosatts vid upprepade tillfällen. Granskningen tydde på att bristerna var av ett grundläggande slag. JO anförde att organisationen inte var anpassad till offentlighetsprincipen.

KU har vid ett flertal tillfällen riktat kritiska påpekanden mot UD för hanteringen av allmänna handlingar. Exempelvis granskades UD våren år 2014 (bet. 2013/14:KU20 s. 130 Q. Ärendet handlade om att Sida bett om samråd med departementet om utrikessekretess i ett utlämnandeärende hos myndigheten. Beredningen av ärendet i UD tog drygt tre månader. KU konstaterade att tidsutdräkten i det aktuella fallet, trots departementets hänvisning till att det krävde en noggrann sekretessprövning, svårligen kunde anses överensstämma med grundlagens skyndsamhetskrav. Utgångspunkten, framhöll utskottet, är att handlingar ska lämnas ut i direkt anslutning till begäran, dvs. i princip omgående. En sekretessprövning som fördröjer utlämnandet bör i enlighet med vad JO uttalat godtas om den framstår som rimlig, men ska då prioriteras framför den löpande verksamheten. Utskottet upprepade vikten av att Regeringskansliet har den organisation och de rutiner som krävs för att offentlighetsprincipen och kravet på skyndsamhet ska kunna upprätthållas och att det förbättringsarbete som har inletts påskyndas.

Mot bakgrund av det ovanstående begär jag att KU granskar UD:s hantering av allmänna handlingar i det aktuella ärendet och utrikesministerns ansvar för detta. Granskningen bör innehålla delar som departementets dröjsmål kring utlämnande av allmänna handlingar, registrering av allmänna handlingar och rutiner för överföring av allmänna handlingar mellan självständiga myndigheter. Vidare bör utskottet granska ifall information som har lämnats från departementet till media har varit missvisande och ifall regeringen har fungerande rutiner för att myndighetsöverskridande arbetsytor inte används i strid med gällande ordning.